Dokumentistan

Lesezeit: 4 Minuten

Thema: Kulturwandel und Dokumentenmanagement
Was ist Kulturwandel, wie kann man ihn gut gestalten und was sind die Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems?

 
Sie rennen durch dicht stehende Bäume und stolpern über Unterholz.

„Ich glaube, wir haben sie abgehängt“, schnauft Futran, bleibt stehen und stützt seine Hände in die vor Seitenstichen brennende Hüfte. Der Schweiß steht ihm auf der Stirn.

Nachdem sie aus Transformien mit dem Motorrad aufgebrochen waren,

hatte Sensio sie mithilfe seines GPS-Senders in Richtung Westen gelotst. Futran hatte Sensio gerade von einem Podcast der Changer erzählt, den er auf seiner Recherche nach ihnen gefunden hatte: „Und dann haben sie in Studierien dieses super System für Dokumente entwickelt und Hanna, die Changerin in dem Podcast, hat erklärt, wie man dieses DM-Dings am besten einführt und…“
Vertieft ins Gespräch hatten sie nicht bemerkt, dass sie in eine Fangzone der Routine-Truppen geraten waren. Plötzlich hatten ihnen grimmig dreinschauende Routiniers auf großen Pferden gegenübergestanden, die versuchten, ein Netz über sie zu werfen.  Futran hatte die einzige Möglichkeit darin gesehen, Sensio zu schnappen, mit einem Hechtsprung vom Motorrad zu springen und in den dichten dunklen Wald zu rennen, an dessen Rand sie schon seit einer Weile entlanggefahren waren.

In der Nähe hören sie plötzlich ein Rascheln.

Ein kleiner, merkwürdig bleicher Mann, der einen über und über mit Moos bewachsenen Papierhut trägt, schaut kurz hinter einem Baum hervor und ist fast im selben Moment auch schon wieder verschwunden. „He“, ruft Futran. „Hallo! Können Sie uns helfen?“ Wir haben uns verlaufen und wissen nicht, wie wir aus diesem Wald herausfinden können. Bitte helfen Sie uns!“ Kurz bleibt es still, dann kommt zunächst die grüne Hutspitze und nach und nach auch der Kopf und der Rest des Köpers des blassen Männleins hinter dem Baum hervor. Er räuspert sich. Seine Stimmt klingt kratzig. „So lange schon habe ich niemanden mehr in diesem Wald getroffen.“ „Wer sind Sie und warum sind Sie hier?“, fragt Futran den Mann, der vom Klang einer menschlichen Stimme etwas irritiert zu sein scheint. „Ich bin Dokturian. Durch die immer höher werdenden Aktenstapel scheint in File an fast keinem Ort mehr die Sonne. Überall fällt Schatten hin, nie mehr sah ich die Sonne. Da habe ich mir eines Tages meine Lieblingsdokumente unter den Arm geklemmt und bin weit in den Wald gelaufen, bis ich eine schöne Lichtung gefunden habe, auf der ich mich in die Sonne setzen und Dokumente lesen kann, wann immer mir danach ist.“ „Können Sie uns helfen aus diesem Wald herauszufinden?“ Dokturian murmelt vor sich hin: „Hm, ich denke, ich könnte euch in die Hauptstadt File bringen. In der Tat, es wird langsam ein bisschen langweilig hier ganz ohne andere Menschen und meine Dokumente habe ich nun auch schon sehr oft gelesen… In Ordnung, folgt mir.“

Nachdem sie stundenlang durch den dichten Wald gelaufen sind,

lichten sich die Bäume allmählich. In der Ferne entdeckt Futran eine merkwürdige Landschaft: Es scheint, als würden dort meterhohe schmale eckige Säulen aus der Erde in den Himmel ragen. „Das ist File, die Archiv-Stadt. Hier sind die bedeutendsten Dokumente des gesamten Planeten Communicatio gespeichert“, erklärt ihnen Dokturian.

Sie laufen in die Stadt herein. Eine Gruppe von Touristen läuft aufgeregt schnatternd vorbei. Ihr Touristenführer, einen roten Papierhut auf dem Kopf, erhebt die Stimme: „Nur die Ruhe, meine Damen und Herren, nur die Ruhe. Ich weiß, es ist beeindruckend. Schauen Sie hier: dieser Stapel wurde bereits vor über achthundert Jahren vom damaligen König Studieriens errichtet, Otto dem Schlauen.“ Er deutet auf einen meterhohen in die Luft ragenden Dokumentenstapel. „Wählte man eines der Dokumente hier ganz unten im Stapel, so könnte man einsehen, über welchen Lernzetteln sich die Kinder am königlichen Hof zu dieser Zeit die Köpfe zerbrachen. Wir haben das hier alles archiviert.“

Hinter ihnen ertönt mit einem Mal ein tiefes Ächzen.

Plötzlich scheint es Papier zu regnen. Im Nu ist die gesamte Straße voller beschriebener Zettel. Dokturian stöhnt gequält: „Sie scheinen das Problem immer noch nicht im Griff zu haben. Die ganzen schönen Dokumente…!“ „Von welchem Problem sprichst Du, warum machst Du dir solche Sorgen?“ fragt Sensio. „Die Stadt ist seit Jahrzehnten mit der Masse an Dokumenten überfordert, die ganz Communicatio hier archivieren möchte. Wie ihr seht, kommt selbst unsere berühmte Stapeltechnik mittlerweile an ihre Grenzen. Manche Dokumententürme stürzen einfach ein. Das gibt jedes Mal ein riesiges Chaos. Wie soll man so irgendein bestimmtes Dokument jemals wiederfinden?!“

Sie beobachten, wie eine Gruppe Menschen zu dem Ort herbeieilt,

an dem eben noch der Papierturm stand. In ihrer Mitte schreitet eine Frau, sie trägt eine dicke Sorgenfalte auf der Stirn und unterhält sich angeregt mit ihren Begleitern. „Das ist die oberste Bibliothekarin“ flüstert Dokturian. „Wir müssen etwas unternehmen“, sagt die oberste Bibliothekarin aufgebracht. „Dies ist der elfte Stapel, der innerhalb einer Woche eingestürzt ist. Wir müssen jetzt die neue Lösung einführen über die wir bereits sprachen“ „Aber, Eure Belesenheit, wie stellt Ihr euch das vor? Wir haben unsere Dokumente doch schon immer so gelagert. Die Dokumentaner werden eine so große Veränderung nicht einfach mitmachen“, sagt einer ihrer bleichen Berater. Futran tritt an die Gruppe heran. „Entschuldigen Sie. Ich habe gerade erst einen Podcast über eine neue Möglichkeit gehört, Dokumente zu speichern, sie kommt aus Studierien. Dort wird auch erklärt, wie man es schaffen kann, eine solche Veränderung gut zu bewältigen. Mein Freund Sensio kann Ihnen den Podcast der Changer vorspielen, den ich dazu gehört habe.“ „Changer? Gibt es sie wirklich? Na gut, wir hören uns jeden Vorschlag gerne an!“, sagt die oberste Bibliothekarin. Also lauschen sie dem Podcast.

Höre dir den Podcast mit Changerin Hanna zu den Themen Kulturwandel und Dokumentenmanagement an:

Hanna Steinmeyer

Als Changerin ist Hanna Expertin für die Einführung neuer Systeme und damit einhergehenden Veränderungsprozessen. Sie berichtet, worauf man bei der Einführung eines neuen Dokumentenmanagement-Systems achten sollte und wie ein Kulturwandel erfolgreich gestaltet werden kann.

 
„Das klingt nach einem guten Ansatz,

liebe Beraterinnen und Berater. Ich sage, wir sollten es versuchen!“, sagt die oberste Bibliothekarin, nachdem sie den Podcast angehört haben. „Wir sollten versuchen, die Changer zu kontaktieren, damit sie herkommen und uns helfen können. Außerdem sollen zwei meiner Berater nach Studierien reisen, um sich das Dokumentenmanagement-System erklären zu lassen“. „Dürfen Sensio und ich mit Ihren Beratern nach Studierien reisen? Wir haben unser Fahrzeug verloren.“ „Aber natürlich, wenn ihr auf dem Weg auf die Changer trefft, schickt sie zu uns nach Dokumentistan.“ „Das machen wir“, sagt Futran und sie folgen den zwei Beratern in Richtung der Stadttore.

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Veränderung verstehen, gestalten und begleiten

Dafür sind wir, das Communication Services Team der fme AG, Ihre Ansprechpartnerinnen. Dank unserer langjährigen Erfahrung im Change Management wissen wir, wie wichtig es ist, Veränderungen in Unternehmen bewusst und aktiv zu gestalten, damit sie von den Mitarbeitenden mitgetragen und integriert werden und so die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens gestärkt wird. Wir helfen Ihnen in den Bereichen Change Management, Coaching & Beratung und E-Learning. Bewirken Sie gemeinsam mit uns positiven Wandel in Ihrem Unternehmen!

Studierien

HAUPTSTADT: Scio

EINWOHNER: Anhand verschiedener Kopfbedeckungen kann man erkennen, welches „Lernlevel“ ein Studieraner bereits erreicht hat : Anfänger tragen Hüte in Form von Fragezeichen, Fortgeschrittene Hüte in Form von Ausrufezeichen und Experten tragen Doktorhüte.

GEOGRAFISCHE LAGE: Angrenzend an Dokumentistan und das Königreich der Stabilität

BESONDERHEITEN: Weltweit ist bekannt, dass man, wenn man einen Studieraner trifft, ihn oder sie (fast) alles fragen kann und man immer eine umfassende und gut informierte Antwort bekommt.

Die Studieraner sind die gebildetsten Menschen des gesamten Planeten Communicatio. Von ihrer frühsten Kindheit an verbringen sie viel Zeit damit, in Seminaren neue Dinge zu lernen. Da sich von Zeit zu Zeit immer wieder Regeln und Systeme in Studierien ändern und damit die Studieraner ständig an ihrer Auskunfts-Fähigkeit feilen können, ist es wichtig, dass sie regelmäßig an den neuen Seminaren teilnehmen. Aber auch auf dem Planeten Communicatio hat die Globalisierung Einzug gehalten: Die junge Generation Studierens möchte reisen und lässt sich in anderen Ländern nieder. Es wird zunehmend schwieriger sicherzustellen, dass alle an den Präsenzseminaren teilnehmen können. Die Bevölkerung ist besorgt: Wenn nicht mehr alle auf demselben Stand sind und keine neuen Dinge mehr lernen, wird das Land seine Vorreiterstellung als Quelle des Wissens bald verlieren. Wie kann das verhindert werden?

Königreich der Stabilität

HAUPTSTADT: Constantinam

EINWOHNER: alle sehr ordentlich, strukturiert, immer gut und unauffällig gekleidet

GEOGRAFISCHE LAGE: Angrenzend an Studieren und Dokumentistan; die Nähe zu Studieren sorgt dafür, dass neues Wissen immer wieder ins Land kommt

KLIMA: Ganzjährig heiter bis wolkig

SEHENSWÜRDIGKEITEN: Der große Königspalast der Stabilität, akkurat angelegte Städte und Dörfer

Das Königreich der Stabilität besteht schon seit Menschengedenken. Die Menschen leben seit jeher gut so, wie es eben schon immer war. Der alte König ist vor Kurzem verstorben und der Thronfolger ist jung und voller Tatendrang. Er möchte das Königreich der Stabilität zum „Königreich der Agilität“ umwandeln. Den Einwohnern geht das zu schnell.

TRANSFORMIEN

HAUPTSTADT: Trafo

EINWOHNER: Unscheinbar, ähneln immer mehr den Einwohnern Stagnaziens

GEOGRAFISCHE LAGE: im Westen das Wandela-Gebirge

KLIMA: Im Schutz des Wandela-Gebirges liegend, herrscht in Transformien eher gemäßigtes Klima. Die Ausbreitung der stagnierenden Mächte hat allerdings auch einen Einfluss auf die Jahreszeiten – der Winter hält bereits in vielen Teilen des Landes Einzug.

Als der Stagnator in Wandela (jetzt Stagnazien) die Macht übernahm, schaffte es ein kleiner Teil der Wandelaner, sich hinter das Wandela-Gebirge zurückzuziehen und eine neue Nation zu gründen. Allerdings bringen die stagnierenden Mächte mittlerweile nach und nach ihr zähes Gedankengut auch nach Transformien. Wer Veränderung wagt, muss nun damit rechnen, dass ihn die Spitzel des Stagnators an das Tyrannen-Regime verraten. Die Exil-Regierung beobachtet mit Schrecken, wie der Veränderungswille der Bevölkerung immer weiter schwindet. Das Land droht an seinem Stillstand unterzugehen und dem Stagnator in die Hände zu fallen.

Dokumentistan

HAUPTSTADT: File

EINWOHNER: Vom vielen Lesen und Sitzen in den Archiven sind die Dokumentaner merkwürdig bleich, eher papierfarben, die meisten tragen Brillen oder Monokel. zum Schutz vor der Sonne tragen sie Papierhüte.

GEOGRAFISCHE LAGE: Umgeben von riesigen Wäldern, die zur Papierproduktion verwendet werden

SEHENWÜRDIGKEITEN: Files Stadtarchive – sie sind bekannt für ihre besonders platzsparende Stapeltechnik

Dokumentistan gilt aufgrund seiner Lage als super sicherer Speicherort. Viele Länder haben deshalb ihre wichtigen Dokumente in den gewaltigen Archiven Files gelagert. Die Dokumentaner lieben ihre Sammlungen und versuchen, in ihrem Leben möglichst viele Dokumente zu lesen. Aber in den letzten Jahrzehnten wurden immer mehr Dokumente nach File gebracht. Das Archivsystem kann mit den Massen von Dokumenten immer schwerer umgehen und ist immer häufiger überlastet. Wenn es nicht bald von einem neuen System ersetzt wird, droht der Kollapse der Archive und damit der Untergang Dokumentistans. Die oberste Bibliothekarin experimentiert im Geheimen mit der Einführung eines neuen Systems. Aber wie werden die Dokumentaner reagieren?

Stagnazien

HAUPTSTADT: Lutin

GEOGRAFISCHE LAGE: Im Norden das Tal der Tränen, im Osten das Wandela-Gebirge.

EINWOHNER: Unglücklich und ängstlich, scheuen jede Veränderung, grau in grau gekleidet in der Mode von Vorgestern

KLIMA: ewiger Winter, denn als der Stagnator das Land einnahm, war es gerade Winter und das absolute Veränderungsverbot hat auch die Jahreszeit dazu veranlasst, sich nicht mehr zu verändern

Früher hieß Stagnazien einmal Wandela und war das Zentrum der positiven Veränderung. Als Zeichen seiner Macht hat der Stagnator, als er das Land einnahm, Wandela in Stagnazien umbenannt. Von hier aus entsendet er seine Routine-Truppen in die Länder des Kontinents, um die Weltherrschaft an sich zu reißen und jede Veränderung im Keim zu ersticken. Der Großteil der stagnazischen Bevölkerung ist träge und hat jegliches Motivationsgefühl verloren, sie folgt dem Stagnator wie Marionetten. Wenn es keine Veränderung gibt, wird das Land dem Untergang geweiht sein.